De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft samen met OPEN.satisfaction in een periode van 3 maanden de eerste fase van een compleet nieuw document- en recordsmanagementsysteem geïmplementeerd om de digitale akten duurzaam toegankelijk te bewaren als onderdeel van het digitaal passeerplatform.

Digitaal passeerplatform

Op 1 augustus is het platform opgeleverd dat het mogelijk maakt om digitaal een bv op te richten. Zodra de wetgeving is aangepast, is het met dit systeem mogelijk om als notaris online een oprichter te identificeren, te spreken en om de oprichtingsakte digitaal te laten passeren.

Voor het DMS/RMA deel van het platform heeft KNB gekozen voor de OPEN.suite van OPEN.satisfaction. Een kant- en klaar DMS/RMA oplossing gebaseerd op Alfresco. Met de inzet van de OPEN.suite heeft KNB een compleet standaard DMS/RMA in huis waarmee alle informatiekanalen voor het digitaal passeren van akten kan worden opgeslagen. Daarmee voldoet KNB aan de archiefwet en is het notariaat geheel voorbereid om de komst van nog meer producten die in aanmerking komen voor het digitaal passeren..

De KNB was op zoek naar een toegankelijk pakket zonder maatwerk voor het duurzaam en langdurig toegankelijk maken voor van aktes. Doordat we bij de standaard functionaliteit van de OPEN.suite zijn gebleven konden we snel schakelen en dat heeft mede bijgedragen aan het succes van de implementatie, aldus Silvion Moesan, Chief Product Officer van de Open.nl Software Group, waar OPEN.satisfaction een onderdeel van is.

Robin Perik, projectleider van het project Digitaal oprichten bv bij de KNB: ”Met OPEN.satisfaction heeft de KNB een innovatieve en deskundige partij in huis gehaald die echt verstand heeft van documentmanagement en archivering. Daarbij hebben ze een standaard product wat ons helpt om snel keuzes te maken ten aanzien van de inrichting. In minder dan 3 maanden kunnen we met de OPEN.suite het digitaal gedeelte van het protocol van de notarist duurzaam, veilig  en langdurig bewaren. Na de zomer start fase 2 en dan komt ook de mogelijkheid stap voor stap om andere akten via het platform digitaal te passeren.”